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CINBESA, Clúster de la Industria del Besaya / OFICINA ACELERA PYME RURAL CANTABRIA

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Tendencias

Asistencia virtual: una nueva profesión digital de base

Rubén García Colsa, Asistente Virtual y Gestor de Proyectos, ha impartido el webinar Asistencia virtual: Nuevas profesiones digitales en el medio rural de la Oficina Acelera Pyme Rural Cantabria, gestionada por el Clúster de la Industria del Besaya, CINBESA.

Mi hermana mayor le hacía las facturas a mi padre. Usaba papel de calco de tres colores, una máquina de escribir que pesaba una barbaridad y con unas teclas que exigían una fuerza en los dedos dignas de superhéroes. Ante el menor fallo había que romper la factura y volver a empezar desde el principio.

Hoy es mucho más fácil hacer una factura, casi automático si se tiene preparada una plantilla. No te digo nada si usas Stripe que ya va solo y además lo puedes automatizar con Make y se te almacena en Dropbox o en Drive y lo compartes con tu gestoría. Otra opción es que tengas Holded o Factura Directa y que incluso contrates con ellos la gestoría y la asesoría. ¿Por cuál te has decidido? Es más, ¿te sientes capaz de decidir?.

Casi cada día encontramos cambios, innovaciones, nuevas ofertas e incluso trámites administrativos que exigen del uso de la tecnología. Montamos empresas y nos hacemos autónomos porque tenemos una profesión y de repente tenemos dos: dedicarnos a lo nuestro y hacer posible dedicarnos a lo nuestro.

El día a día de una empresa o de un autónomo está repleto de tareas no productivas, pero obligatorias. Siempre ha sido así. Antes se iba a la imprenta a recoger plantillas, sobres y tarjetas y ahora contratamos dominios y temas de WordPress para la web. La tecnología ha modificado todo esto, pero no ha aligerado la carga. En ocasiones incluso ha abierto más frentes.

Es aquí donde entra la figura del Asistente Virtual. Un Asistente Virtual es el profesional que se encarga de las tareas no productivas de un negocio, que lo hace a distancia y mediante el uso de la tecnología.

La facturación, la atención al cliente, el mantenimiento de la web, buscar y comparar proveedores, programar publicaciones en redes sociales, actualizar el software y crear alarmas para tener en cuenta las cuotas de renovación, gestionar devoluciones de facturas, altas y bajas de una academia online o mantener activa tu comunidad en Discord. La lista es larga y cada Asistente Virtual tiene sus especializaciones o sus paquetes de servicios.

La lista de tareas que somos capaces de abordar es larga y se resumen en dos palabras: tranquilidad y tiempo. La tranquilidad de saber que las cosas obligatorias están hechas y el tiempo para concentrarte en sacar tu negocio adelante.

El tándem más común que nos podemos encontrar es el de Emprendedor Digital en solitario más Asistente Virtual freelance. Por suerte para todos, cuando algo funciona suele extenderse su uso y cada día es más común encontrar pequeñas empresas, emprendedores offline o agencias de Asistentes Virtuales que trabajan juntos. La tecnología lo toca todo en el mundo empresarial y el emprendimiento es ya cada vez más corriente, sea por necesidad o por oportunidad. Los Asistentes Virtuales somos emprendedores y somos totalmente digitales, lo que nos sitúa en el sitio perfecto para ser el puente entre ambos mundos.

Para nosotros ya es común acercarnos a negocios con objetivos, sectores y estructuras muy diferentes. En ese proceso de acercamiento hemos podido comprobar que sea cual sea el tipo de cliente, nos encontramos las mismas reticencias. Es algo lógico porque se da acceso a cuestiones importantes e incluso personales a un desconocido (yo solo conozco en persona a uno de mis clientes).

Esa es la razón por la cual, en el proceso de arranque, ponemos especial atención y mucha paciencia. Queremos que el cliente se sienta seguro al confiarnos sus usuarios y contraseñas, firmamos acuerdos de confidencialidad, definimos y delimitamos tareas y plazos, documentamos los procesos más comunes descubriendo donde ahorrar tiempo, …

El primer mes supone un pico de trabajo importante para ambas partes. Muchas explicaciones, tutoriales de procesos y herramientas, correcciones, desencuentros, nuevas soluciones, puntos de mejora y un sinfín de cosas más. Para nosotros ya es normal y tratamos de que nuestros clientes vean que es parte del arranque, que pasa rápido y que pasada esta tormenta inicial todo queda mucho mejor de lo que estaba antes de nuestra incorporación.

La madurez de nuestra profesión queda patente al ver que ya existen Asistentes Virtuales especializados. La naturaleza de los negocios actuales es muy heterogénea y quien quiera formar parte de esa realidad han te asumir esa variedad.

Esa especialización puede ser por actividad. Aquí nos encontramos con perfiles técnicos capaces de poner a punto la web y cualquiera de los procesos digitales necesarios. Hay perfiles administrativos que te quitan todo el papeleo y son uña y carne con tu gestoría. Los Asistentes Virtuales especialistas en atención al cliente impiden que cada mañana tengas que empezar el día respondiendo a las mismas preguntas una y otra vez.

La otra especialización es por sectores. Son profesionales que han trabajado por cuenta ajena y que han decidido dar el salto al emprendimiento. En este caso podemos encontrar Asistentes Virtuales que provienen del mundo de las finanzas, del sector inmobiliario, de despachos de abogados, del turismo e incluso del mundo de la música.

Cuando se recurre a un Asistente Virtual hay elegir entre la oferta disponible para encontrar el que más encaje en el sector, en las tareas a delegar o en ambas cosas a la vez.

No es necesario dejarse la salud con una sobrecarga de trabajo que se lleve todas las horas del día ni contratar a alguien que se lleve todo nuestro presupuesto o no llegue a cobrar un salario digno. Autónomos y pequeñas empresas encuentran en los Asistentes Virtuales a profesionales solventes capaces de convertirnos en sólidos pilares de sus negocios. Somos solucionadores de problemas, conseguidores de tiempo y lo mismo evitamos un incendio que apagamos un fuego.

Como solemos decir a nuestros clientes: “Tú céntrate en lo tuyo que del resto ya me encargo yo (eso incluye que te puedas ir de vacaciones)”.

Vídeo aquí.